Почасовая оплата тпуда разъездной характер работы если сидим без работы

Порядок оформления документов, подтверждающих расходы


В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФсотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  1. расходы по проезду;
  2. расходы по найму жилого помещения;
  3. иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
  4. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

Согласно ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором. Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами.

Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника. При этом в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и (или) локальным актом, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, могут перечисляться на банковский счет сотрудника, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.

Данные выплаты являются компенсационными и установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с разъездным характером работы.

Но в случае отсутствия подтверждающих расходы документов эти выплаты таковыми признаваться не будут (). Эти компенсации освобождены от НДФЛ, поскольку расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п.

3 ст. 217 НК РФ), и не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций и т.п.Вопрос: в какой срок после поездки работник должен представить авансовый отчет? Согласно «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю отчет в течение трех рабочих дней.

Но поскольку положения о командировках на сотрудников с разъездным характером работы не распространяются, обратимся к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210У

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

, согласно которому подотчетное лицо, получившее наличные деньги, обязано сдать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет, или со дня выхода на работу, например после отпуска или больничного.

К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы. Ранее в Указании № 3210У было положение (сейчас оно утратило силу) о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных. Таким образом, срок, на который выдаются наличные или безналичные деньги под отчет (например, неделя, месяц), и срок для представления отчета по суммам, полученным в безналичной форме, работодателю следует установить самостоятельно в локальном нормативном акте.

При этом при получении наличных денег работник должен будет отчитаться в течение трех дней после истечении этого срока. А по безналичным он сможет отчитаться в срок, который установит работодатель.

* * * Как видим, в отличие от командировок, работа, носящая разъездной характер, регулируется в основном локальными актами, то есть ее регламентирует работодатель. Поэтому если в организации необходимо установить сотрудникам разъездной характер работы, в первую очередь нужно разработать положение о такой работе или соответствующий приказ работодателя, установив перечень работ, специальностей или должностей с таким характером работы. В данном локальном акте также следует прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, — то, какими документами будут подтверждаться расходы, каковы формы этих документов, срок, на который выдаются наличные деньги авансом, срок для отчета по суммам, выданным в безналичной форме, и т.д.

Не забудьте также ознакомить работников с положением под подпись, а также включить условие о разъездном характере работы в трудовые договоры.

  1. , эксперт

. Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Порядок оформления надбавки за разъездной характер работы

Таким образом, служебная поездка за пределы расположения организации по поручению администрации организации и является командировкой.Соответственно, если работник не имеет постоянного рабочего места в месте нахождения предприятия и находится в дороге без конкретного распоряжения администрации организации с указанием конкретных сроков поездки, речь идет именно о разъездной работе.

Различия между разъездной работой и вахтой Работа вахтовым методом и разъездной труд имеют много общего, но их разграничение необходимо в силу разного порядка оплаты. Основное различие заключается в наличии рабочего места.

Основной признак вахтового труда, согласно части 2 статьи 297 ТК РФ, — это регулярная работа вне пределов организации и на таком расстоянии от места жительства, что поездки из дома на работу или возвращение домой невозможны или экономически нецелесообразны.

У сотрудника разъездной характер работы. Установление компенсационных выплат за разъездной характер работы -это право или обязанность работодателя?

Ответ на вопрос: Трудовым кодексом РФ предусмотрены: — надбавка к окладу работника с разъездным (подвижным) характером работы (ст.

129, 149); — возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной (подвижной) характер (ст. 168.1). Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат.

Один из них объединяет выплаты компенсационного характера, связанные с особыми условиями труда. Такая компенсация согласно ст.

129 ТК РФ является элементом оплаты труда. Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей (см. Письмо Минфина от 18.08.2008 N 03-03-05/87). Позднее ФНС рекомендовала довести данное Письмо до нижестоящих налоговых органов, а также до налогоплательщиков (Письмо ФНС от 10.09.2008 N Необходимость правильно определить характер производимых выплат обусловлена тем, что от этого будет зависеть порядок их налогообложения.

Итак, с учетом вышеприведенных норм надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы не признаются компенсацией в смысле ст. 164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда работников, являясь частью заработной платы.

При этом следует иметь в виду, что в силу ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Т.е. система оплаты труда устанавливается работодателем самостоятельно.

Поэтому установление надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы – это право, а не обязанность работодателя. Вместе с тем, следует учитывать, что если отраслевым соглашением предусмотрены определенные правила выплаты надбавки за разъездной характер работы, то организации, присоединившиеся к такому соглашению, должны руководствоваться соответствующими правилами, т.е. выплачивать такую надбавку. Согласно ст.

168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет разъездной (подвижной) характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Данная норма носит императивный (обязательный) характер. Таким образом, под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места его постоянного жительства.

Их размер организация устанавливает самостоятельно и закрепляет свое решение либо в коллективном договоре, либо в Положении о командировках. Также отметим, что согласно Письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482 (текст документа см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/99/499071119/?step=9) следует, что выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Журналы и книги: Юлия Жижерина, юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп» Специфика Гарантии и компенсации Компенсация за разъездной характер работы. Что лучше — выплачивать надбавку или возмещать расходы по чекам и билетам 1.
Что лучше — выплачивать надбавку или возмещать расходы по чекам и билетам 1. Какой документ подойдет для учета ежедневных поездок 2.

Нужно ли начислять страховые взносы на компенсацию за поездки 3. Как определить размер надбавки для возмещения расходов работника Если у работника разъездной характер работы, то в поездках он тратит деньги на билеты, телефонные разговоры и жилье.

Задача работодателя — компенсировать такие расходы. Это можно сделать двумя способами. Во-первых, рассчитываться по чекам.

Во-вторых, платить работнику фиксированную надбавку.

Многие работодатели компенсируют работнику расходы на поездки на основании авансового отчета, чеков и билетов.

Но, как показывает судебная практика, это не единственный способ возместить работнику его расходы. Компании, которые хотят упростить документооборот, выплачивают работнику фиксированную надбавку за разъездной характер работы. Ее размер устанавливают в локальном акте.

Впрочем, контролеры не стремятся признавать надбавки компенсацией в смысле ст.

168.1 ТК РФ. Без документов, которые подтверждают расходы работника, работодателя могут обязать доначислить взносы.

Отстаивать свою позицию придется в суде. Помощь в этом окажет позиция Верховного суда РФ, которую он обозначил в Обзоре от 21.10.2015.

Там разъяснено, что для налогообложения важно не название выплаты, а ее назначение.

Способ первый: работодатель возмещает работнику расходы на поездки по документам Часть работодателей возмещает работнику расходы по факту.

То есть работодатель возвращает работнику ровно столько, сколько он потратил в поездках.

Данный вариант чаще всего используют в компаниях, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Поскольку они тратят деньги на проезд и проживание, работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья. При этом возникают вопросы по налогообложению.

удерживать НДФЛ со всей суммы суточных не нужно Основная проблема работодателя — определить, нужно ли удерживать с суммы компенсации НДФЛ и страховые взносы.

Налог на прибыль.Расходы работодателя на компенсацию работникам включаются в состав расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли.

Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подобную позицию высказал Минфин России в письмах от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211, от 25.10.2013 № 03-04-06/45182, от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131. НДФЛ. Удерживать НДФЛ с компенсации, которую вы заплатили работнику, не нужно (абз.

11 п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем правило действует в отношении всей суммы, которая закреплена в соглашении, коллективном или трудовом договоре, локальном акте. Этот вывод подтверждают письма Минфина от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131, от 30.07.2014 № 03-04-06/37488, от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840, ФНС России от 10.11.2011 № Напомним, что если работник ездил в командировку, то в доход, который подлежит налогообложению, работодатель может не включать определенную сумму (₽ 700 за день командировки по России и ₽ 2500 за день нахождения за границей). Но служебные поездки работников с разъездным характером работы командировками не признаются.

Поэтому на них не распространяются ограничения из абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ. Основное условие: установите размер суточных в локальном акте, трудовом договоре (письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-04-06/25956). Страховые взносы. На сумму компенсации страховые взносы не начисляют.

Подобный вывод следует из подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ), письма Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19 и Минтруда от 23.01.2015 № 17-3/В-26. Но иногда ПФР и ФСС России занимают противоположную позицию.

Они считают, что работодатель обязан начислять страховые взносы, поскольку компенсация за разъездной характер — составная часть заработной платы. При этом контролеры из этих ведомств ссылаются на определение заработной платы из ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы.

Решения ПФР и ФСС России можно оспорить. Судебная практика по данному вопросу на стороне работодателя.

Пример такого решения — определение ВАС РФ от 09.07.2014 по делу № А65-12595/2013. Суд привел такие аргументы: — компенсацию за разъездной характер выплатили с разрешения работодателя; — она нужна, чтобы возместить работнику дополнительные расходы и затраты, связанные с исполнением трудовой функции; — такая компенсация не входит в систему оплаты труда и не облагается страховыми взносами. Аналогично завершились и другие споры (постановления АС Волго-Вятского округа от 15.02.2016 по делу № А28-5150/2015, Уральского округа от 17.08.2015 № Ф09-5178/15).

Итак, с компенсации расходов ни страховые взносы, ни НДФЛ удерживать не нужно. Проживание в гостинице подтвердит кассовый чек К слову сказать: работодатель сам определяет размер суточных при разъездном характере работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Нормативов в законе нет.

Суточные можно установить в твердой сумме, в процентах от оклада в зависимости от дальности поездки и т.

п. Работник получит компенсацию за траты в поездке, если представит оправдательные документы. Какие именно — работодатель определяет в локальном акте. Причем целесообразно сделать отдельные перечни документов для ближних и дальних поездок. Так работнику будут ясны требования работодателя. Расходы работника на транспорт подтвердят: — проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, маршрутку — если работник передвигается на городском или муниципальном транспорте; — путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции — если работник использует личный или служебный автотранспорт.
Расходы работника на транспорт подтвердят: — проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, маршрутку — если работник передвигается на городском или муниципальном транспорте; — путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции — если работник использует личный или служебный автотранспорт.

Проживание в гостинице удостоверит кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.

Их нужно получить при оплате гостиницы (абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв.

постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Ранее гостиницы выдавали квитанцию (талон) или иной документ.

При этом закон не предъявлял требования к бланку (абз. 2 п. 8 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490). Дополнительные вопросы контролеров об особом характере работы снимут документы, которые подтвердят разъезды работников. Для этих целей кроме перечня должностей в локальном акте и условия в трудовом договоре пригодятся журналы, служебные записки и т.

Для этих целей кроме перечня должностей в локальном акте и условия в трудовом договоре пригодятся журналы, служебные записки и т.

п. То есть любые формы документального контроля за передвижениями работников. Не всем работникам приходится ездить далеко. Например, курьеры, экспедиторы, торговые представители могут обслуживать небольшие территории и ежедневно возвращаться домой.

Но и для них работодатель вправе определить, какие документы подтвердят служебную поездку и нужно ли согласовывать ее с руководством. Чтобы контролировать работников с ежедневными поездками, используют журнал учета служебных поездок.

Журнал может находиться у руководителя подразделения или у ответственного работника (например, на ресепшн). Для планирования и контроля редких, единичных поездок подойдут служебные записки.

Работник составляет служебную записку на имя руководителя о необходимости служебной поездки. Работодатель подтверждает свое решение визой: «Согласен», «Не согласен». Формы журнала и служебной записки в законе не предусмотрены.

Работодатель вправе разработать их самостоятельно. Чтобы утвердить и ввести бланки в действие, издайте приказ.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС Обязательно ли платить одинаковые суточные всем работникам? Нет, не обязательно. Работодатель вправе ранжировать размер суточных, например, от дальности поездки. Размер суточных работодатель определяет в локальном акте (ч.

2 ст. 168.1 ТК РФ). При этом не обязательно всем работникам платить одинаковые суммы.

В качестве критерия можно взять регулярность поездок, сложность заданий и другие обстоятельства.

Формулировка локального акта может быть такой: «К профессиям и должностям работников, имеющих разъездной характер работы, отнесены водители. При поездках на расстояние более 50 км от места нахождения организации выплачиваются суточные за каждый день поездки; размер суточных устанавливается в зависимости от дальности поездки (в оба конца) и составляет за каждый день служебной поездки: ₽ 300 — при поездках на расстояние от 50 до 100 км; ₽ 500 — при поездках от 100 км и дальше. Основаниями для начисления суточных являются табель учета рабочего времени и путевой лист».

Способ второй: работники получают надбавку за разъездной характер работы Не всем работникам в постоянных поездках удается сохранить оправдательные документы. К отчетной дате выясняется, что они потеряли часть билетов, чеков с заправок, квитанций и т. п. Но без них работодатель не сможет оправдать расходы на компенсации.

Чтобы упростить документооборот, работодатель назначает работникам надбавку за разъездной характер работы. Размер надбавки определяйте с учетом отраслевого соглашения Что нужно компенсировать работнику 1. Стоимость билетов на транспорт 2.

Арендную плату за жилье 3. Мелкий или внеплановый ремонт автомобиля 4. Услуги мобильной связи. Фиксированная надбавка за разъездной характер работы — второй способ компенсировать расходы работника в поездках. Его применяют, если работник: — большую часть рабочего дня или весь день находится в разъездах; — передвигается по работе преимущественно в пределах одной местности; — не несет расходов на проезд и проживание в других регионах или за границей; — тратит деньги на проезд в предсказуемом размере.

В этом случае работник не собирает чеки и билеты. Компенсацию за расходы он получит в конце месяца в виде надбавки. Характерные черты компенсаций Параметры сравнения/ Вид компенсации Компенсация документально подтвержденныхрасходов Фиксированная надбавка Налог на прибыль Учитывается в прочих расходах (письмо Минфи-на от 18.08.2008 № 03-03-05/87) Учитывается в расходах на оплату труда (п.

3 ст. 255 НК РФ) НДФЛ Не облагается (письма Минтруда от 30.09.2014№ 17-4/В-462, Минфина от 22.01.2015№ 03-04-06/1626) Первоначальная позиция — облагается (письма Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19, Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76) Новая позиция — не облагается, если цель — компенсировать затраты работника (Обзор, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015) Взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС Документы, подтверждающие расходы Служебные записки о поездках, билеты, чеки, табель учета рабочего времени Табель учета рабочего времени Пример В курьерской компании трудится 30 человек.

Они развозят по заказчикам лекарства в пределах г. Москвы. Передвигаются курьеры на метро и наземном транспорте, включая маршрутное такси. Чтобы не заниматься сбором билетов и упростить работникам отчет за траты, работодатель установил каждому из них надбавку в размере ₽ 1600.

Способ компенсации затрат, связанных со служебными поездками, необходимо указать в локальном нормативном акте.

Это требование ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Формулировка может быть такой: «Работникам с разъездным характером работы устанавливается ежемесячная надбавка за расходы в поездках.

Размер надбавки — 10% от оклада». Размер компенсационной надбавки работодатель определяет сам. Это может быть конкретная сумма или проценты от оклада, ставки работника.

При этом нужно учесть: — советские нормативные акты.

Например, надбавка в 20% предусмотрена постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579.

Оно распространяется, в частности, на работников, которые трудятся на речном и автомобильном транспорте.

Надбавка выплачивается тем, кто находится в разъездах 12 и более дней; — отраслевые и региональные соглашения.

Так, работники дорожного хозяйства за разъездную работу будут получать до 20% ставки или оклада в зависимости от дней, проведенных в поездках. Такое условие содержит п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 годы.

Если ни советские нормативные акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, то он вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС Как рассчитать надбавку за разъездной характер работы работнику с окладом?

Нужно учесть рабочие дни, в которые работник ездил по рабочим вопросам. Предположим, работнику с разъездным характером работы установлен оклад в размере ₽ 20 тыс.

Надбавка в качестве компенсации за расходы в служебных поездках составляет 10%. В феврале 2016 года по производственному календарю 20 рабочих дней. Из них 18 дней работник отработал, а 2 дня проболел. Работодатель определил заработную плату по такой формуле. Окладная часть: ₽ 20 тыс. / 20 дней × 18 дней.

Окладная часть: ₽ 20 тыс. / 20 дней × 18 дней. ₽ 18 000 – ₽ 2340 (НДФЛ) = ₽ 15 660. Надбавка: ₽ 18 000 × 10% = ₽ 1800.

Итого зарплата: ₽ 15 660 + ₽ 1800 = ₽ 17 460. Контролеры доначислят взносы на сумму надбавки Когда работодатель компенсирует расходы работника надбавкой, возникают вопросы по налогообложению и взносам в фонды. На заметку: работодатель вправе самостоятельно определить, какие должности будут иметь разъездной характер работы.

Их перечень устанавливается в локальном акте Налог на прибыль.

Надбавка, которую работник получает как компенсацию за траты в поездках, относится к расходам на оплату труда.

Основание — п. 3 ст. 255 НК РФ. Для этого закрепите надбавку в коллективном, трудовом договорах (абз.

1 ст. 255 НК РФ, абз. 5 ч. 2 ст.

57 ТК РФ). И зафиксируйте в договоре, что у работника разъездной характер работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ). НДФЛ и страховые взносы. В отношении налогообложения надбавки за разъездной характер работы сложилась устойчивая практика.

Она не в пользу работодателя. Госорганы и суды не оспаривали право работодателя устанавливать надбавку.

Но они считали, что фиксированная надбавка облагается НДФЛ и страховыми взносами по обязательному страхованию (абз. 7 письма письма Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19).

Аргументы такие. Есть два вида компенсаций. Первый — компенсации как элементы оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). Они связаны с особыми условиями труда.

С таких компенсаций удерживают НДФЛ и платят взносы. Второй — компенсации, которые возмещают работнику его затраты при выполнении работы.

С этих сумм взносы и НДФЛ не удерживают.

Ежемесячную фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсацию в рамках ст. 168.1 ТК РФ. Ведь работодатель не возмещает работнику фактически понесенные расходы.

Размер выплаты не зависит от его реальных затрат. Так, в одном деле суд обязал работодателя уплатить страховые взносы и перечислить НДФЛ. Работодатель ежемесячно перечислял работникам с разъездным характером работы дополнительные выплаты.

Их размер зависел от должности и фактически отработанного времени в течение месяца.

Работодатель рассчитывал выплату пропорционально отработанному времени. По этим признакам суд признал выплату составной частью зарплаты (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.07.2013 по делу № А43-23164/2012). Из-за схожих обстоятельств работодатель проиграл и в другом деле (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

По вопросу НДФЛ Минфин поддерживал суды. Надбавку к зарплате, которая установлена коллективным или трудовым договором, нельзя рассматривать как компенсацию в смысле ст. 164 ТК РФ. Она повышает размер заработка работников, чья работа носит разъездной характер работы (письмо от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76).

Но в конце 2015 года Верховный суд РФ занял сторону работодателя (Обзор, утв.

Президиумом ВС РФ 21.10.2015). По его мнению, для целей налогообложения имеет значение характер выплаты, который позволяет отнести ее к числу компенсации из ст. 164 ТК РФ. По этой норме компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей.

Суд указал, что не может иметь решающего значения наименование выплаты: надбавка, льгота или увеличение оклада. В ближайшее время практика может измениться в пользу работодателей.

Но пока госорганы не поддержали позицию Верховного суда РФ. Так, для Минтруда оправдательные документы по-прежнему — обязательный элемент компенсации. Без документов с выплат нужно уплачивать взносы (письма от 30.09.2014 № 17-4/В-462, от 28.12.2015 № 17-3/В-641).

Поэтому компаниям, которые не планируют уплачивать налог и социальные взносы с надбавок-компенсаций, нужно готовиться доказывать свою позицию в суде. В этом поможет мнение Верховного суда РФ.

интересный вопрос Можно ли части работников компенсировать расходы по документам, а части — платить надбавку? Да, можно. Закон не запрещает комбинировать виды компенсаций.

Главное — возмещать расходы работника.

Разъездной характер подразумевает, что работодатель помимо зарплаты будет компенсировать расходы в поездках.

Иными словами, работнику нужно вернуть деньги, которые он потратит в процессе выполнения своих обязанностей.

Так, для курьера основные траты — это билеты на метро или другой вид транспорта и разговоры по телефону. Разграничить виды компенсации нужно в локальном акте. Определите в нем, какой категории работников вы устанавливаете надбавку, а какой будете возмещать расходы по документам. В локальном акте важно прописать категории работников, а не конкретные персоналии (ФИО).

В локальном акте важно прописать категории работников, а не конкретные персоналии (ФИО).

Так вы избежите обвинений в дискриминации.

В некоторых случаях работодатели устанавливают такую надбавку только для компенсации суточных (так как необходимость их выплаты сложно доказать документально), а остальные расходы возмещают на основании представленных документов.

Такой вариант применяется в случаях, когда расходы в связи со служебными поездками значительны. Например, выезды за границу, проживание в наемных помещениях.

20.10.2017 С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева, эксперт Системы Кадры

Разъездной характер работы: правовое регулирование

Трудовой кодекс оперирует таким понятием, как «разъездной характер работы», однако не содержит его конкретного определения. Какую же именно работу тогда считать разъездной?

Суды не раз отмечали, что это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки.

То есть сотрудник выполняет работу вне офиса. К данному выводу пришел, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.12.04 № А26-8850/03-21.

Так, разъездной признается работа водителя или курьера. Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.09 № 22-2-3644 указали, что, поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно.

Для некоторых отраслей, например для строительства, определение разъездного характера работы закреплено в отраслевых соглашениях. В Федеральном отраслевом соглашении* дано следующее определение: разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение их на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.* Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 годы. Обращаем внимание, что не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками — поездками работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В статье 166 ТК РФ прямо сказано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Таким образом, разъездной характер работы подразумевает выполнение должностных обязанностей вне офиса.

Более четкой формулировки законодательство не содержит. Организация самостоятельно (с учетом специфики деятельности) устанавливает перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.

В том случае, если работодатель затрудняется с ответом на вопрос, является ли деятельность сотрудников, занимающих определенные должности, работой, имеющей разъездной характер, специалисты главного финансового ведомства рекомендуют обращаться с запросом в Министерство труда и социальной защиты РФ.Гарантии и компенсации при разъездах Для персонала с разъездным характером работы Трудовой кодекс предусматривает ряд дополнительных гарантий и компенсаций. Так, если работа носит разъездной характер, то на основании трудового договора, локального нормативного акта может выплачиваться надбавка.

При установлении размера такой надбавки необходимо руководствоваться:

  1. Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87);
  2. Перечнем профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков (утв. постановлением Совмина РСФСР от 12.12.78 № 579);
  3. отраслевыми соглашениями.

Если указанные документы не распространяются на работодателя, то он вправе установить надбавку за разъездной характер работы в локальном нормативном акте. Кроме того, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать таким работникам следующие расходы:

  1. суточные;
  2. иные расходы, которые связаны с разъездным характером работы.
  3. на проезд и проживание во время служебной поездки;

То есть организации могут компенсировать любые расходы сотрудника, связанные с разъездной работой. Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, надо прописать в локальном нормативном акте, коллективном или трудовых договорах.Документальное оформление Рассмотрим, какие документы требуется оформить работодателю, для того чтобы выплата компенсаций тем лицам, чья работа носит разъездной характер, были признаны обоснованными.

1. Трудовой договор. В соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, разъездной характер работы также нужно закрепить в должностной инструкции работника. 2. Положение о разъездном характере работы.

Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов.

Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя. 3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.

4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.

Надбавка или возмещение по документам?

1.

Возмещение расходов по документам. Такой вариант предполагает возмещение работникам фактически понесенных ими расходов на основании проездных документов. Чаще всего используется в случаях продолжительных служебных поездок работников в другие регионы и за пределы РФ.

Расходы на транспорт работник подтверждает авиа- и (или) железнодорожными билетами, проездными билетами на автобус (иной транспорт), а в случае использования личного или служебного автотранспорта — чеками, квитанциями, маршрутными, путевыми листами и т.

д. При проживании в гостинице подтверждающим документом будет кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085).

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и не подлежат обложению страховыми взносами по обязательному страхованию (письма Минфина России от 22.01.2015 № 03-04-06/1626; Минтруда России от 30.09.2014 № 17-4/В-462).

Работодатель вправе определять самостоятельно, какие документы будут подтверждать нахождение работника в служебной поездке и нужно ли согласовывать эти поездки с руководством. Возможны, например, такие варианты:

  • Работник может сообщать о необходимости служебных поездок в служебных записках, номера которых необходимо будет фиксировать в журнале учета служебных записок (может находиться у непосредственного руководителя или ответственного работника (например, секретарь)). Виза руководителя на документе будет являться согласованием.

2. Работодатель в ЛНА может предусмотреть, что документами, повреждающими поездку, являются исключительно проездные документы, и предварительное согласование с руководством не требуется.

2. Установление надбавки за разъездной характер работы.

Как правило, такой вариант используется, когда работник ездит преимущественно в пределах одной местности.

В связи с этим у него не возникают расходы на проезд и проживание в других регионах или за границей, транспортные расходы относительно невелики, и размер их предсказуем (например, только на проезд в городском транспорте).

Надбавку за разъездной характер работы выплачивают, если работник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах (например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы).

Размер надбавки действующим законодательством не установлен. В связи с тем, что Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51, предусматривающее размеры указанных надбавок, утратило силу, работодатели вправе самостоятельно устанавливать любой размер таких выплат в ЛНА. В отношении некоторых отраслей действуют еще советские нормативные правовые акты в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Например:

  1. Постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 установлено, что при разъездном характере работ в строительстве работникам должна быть установлена надбавка 20 %, если они находятся в разъездах 12 и более дней в месяце, и 15 % — если менее 12 дней.
  2. Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 в отношении работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог установлено, что если их работа имеет разъездной характер, то им выплачивается надбавка в размере 20 % месячного должностного оклада (тарифной ставки);

Также следует проанализировать отраслевые и региональные соглашения (например, п. 3.5 Федерального отраслевого Соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 гг.). Если на работодателя распространяется то или иное соглашение, установленную им надбавку за разъездной характер работ необходимо применять.

Если ни советские нормативные правовые акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, последний вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности. В случае установления надбавки, как правило, предполагается, что ее сумма должна компенсировать не только суточные, но и транспортные, и иные возможные расходы.

Поэтому в этой ситуации работникам нет необходимости предоставлять какие-либо документы, подтверждающие расходы, что значительно облегчает документооборот и не требует временных затрат на оформление документов.

При оформлении разъездного характера работы кадровой службе следует иметь в виду в т. ч. и налоговые аспекты, обсудить их с финансовой службой работодателя, чтобы выбрать наиболее приемлемый вариант. 3. Комбинированный вариант компенсации расходов.

Самым верным, на наш взгляд, является комбинированный вариант компенсации расходов — возмещение транспортных расходов и расходов по найму жилья на основании документов, а также установление надбавки для возмещения суточных.

Этот вариант наиболее полно соответствует положениям ст. 168.1 ТК РФ.

Критерии разъездной трудовой деятельности

Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):

  1. в полевых условиях;
  2. в экспедиции;
  3. разъездную работу.
  4. в пути;

Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:

  • Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
  • Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.
  • Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.

Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст.

168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений. Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.

Какие расходы нужно возместить работнику

Юлия Жижерина, эксперт Русской Школы Управления по трудовому праву При возмещении расходов можно использовать два варианта: 1.

Возмещение по документам. Работодатель возмещает расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные с его разрешения или ведома ().

Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами (кассовые чеки, квитанции, проездные билеты).

2. Установление надбавки за разъездной характер работы. В этом случае работодатель выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами.

Размер и порядок выплаты надбавки необходимо включить в текст трудового договора ().

Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ Размер и порядок возмещения расходов устанавливает коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты или трудовой договор ().

Перечень документов, подтверждающих расходы работника, действующее законодательство не предусматривает.

Подтвердить разъездные расходы работник может проездными билетами, квитанциями, чеками на бензин.

Других компенсаций при разъездном характере работы, помимо возмещения расходов работника, закон не устанавливает, однако дополнительные надбавки к заработной плате за разъездной характер работы могут быть предусмотрены отдельно коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором с работником. В установлении работнику разъездного характера работы есть ряд плюсов. Сокращается администрирование поездок работника: не нужно оформлять приказ на каждую служебную поездку.

Облегчается учет рабочего времени и расчет зарплаты. В случае оформления поездок в качестве служебной командировки работодатель обязан за дни нахождения работника в командировке оплачивать работнику средний заработок. При разъездном характере работы работник получает должностной оклад и дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD.

Компенсированные работодателем расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Однако для того, чтобы у проверяющих не было сомнений в компенсационном характере выплат, лучше, если все расходы будут подтверждены документально.

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т.п. Также работник должен сохранять все чеки, квитанции, проездные билеты, иные подтверждающие документы и отчитываться по фактическим затратам.

Поделиться , , Загрузить ещё

Положение о разъездном характере работы

Локальный акт (как правило, это положение) разрабатывается в обычном для таких актов порядке и утверждается работодателем при учете мнения профсоюзного органа (если он создан). Там помимо перечня профессий, должностей и работ могут предусматриваться:

  1. порядок оформления поездок;
  2. компенсационные выплаты сотрудникам с разъездной работой, помимо гарантированных законом, — например, надбавки или доплаты, и пр.
  3. порядок отчета за них;

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Из авторитетных источников

КОВЯЗИНА Нина Заурбековна Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России “Выплата суточных при разъездном характере работы, когда работник имеет возможность возвращаться домой, возможна, но не обязательна.

Решение о выплате суточных принимает сам работодатель. Он же устанавливает и их размер. Нужно учитывать, что при разъездной работе, в отличие от командировки, суточные выплачиваются за нерабочее время, затрачиваемое сотрудником на то, чтобы добраться на объект, где он работает, и обратно домой.

Но на практике их размер, как правило, меньше, чем при обычных командировках. Ведь при командировке работник живет в другом населенном пункте. Экономически обосновать расходы на суточные в связи с разъездным характером работ также можно.

Например, работник выезжает на объект из дома в 5—6 часов утра. Поэтому ему выплачиваются суточные, чтобы в пути он мог позавтракать в кафе”.

Таким образом, вам нужно самостоятельно определить порядок выплаты работникам суточных и их размер. В частности, вы можете установить, что суточные выплачиваются, только если объект, на котором занят работник, расположен на значительном удалении от места его жительства.

Также можно установить различный размер суточных в зависимости от того, сколько времени работник добирается на объект. Например, если объект находится на расстоянии от 100 до 150 км, то размер суточных составляет 5% месячной тарифной ставки, от 150 до 200 км — 15% месячной тарифной ставки. Законодательством не установлен норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расходы; , не облагаются НДФЛ и страховыми взносами; .

Поэтому суточные, размер которых вы установите в своем положении, можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли.

На них можно не начислять НДФЛ и страховые взносы (далее — Закон № 212-ФЗ); (далее — Закон № 125-ФЗ).

Возмещение понесенных расходов

обязывает возмещать лицам, которым установлен разъездной характер работы, затраты на:

  1. иные обоснованные расходы, произведенные с разрешения работодателя.
  2. найм жилья;
  3. проезд;
  4. допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные и иные);

Для выплаты компенсации необходимо наличие документов, подтверждающих произведенные расходы.

Чтобы не было злоупотреблений со стороны, можно в ЛНА установить предельные размеры возмещения расходов. Кроме того, если такой категории сотрудников планируется выплачивать суточные, их размер также нужно утвердить в локальном нормативном акте. Установить сумму суточных можно в любом размере на усмотрение руководства организации.

Компенсационные выплаты для возмещения расходов, понесенных работниками при разъездных поездках

На основании Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Но при этом мы полагаем, что если организация не выдает денежные средства под отчет, а компенсирует понесенные сотрудником расходы, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является некорректным.

Таким образом, полагаем, что в учете организации в данной ситуации будут сделаны следующие записи: Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 — приняты к учету расходы в виде компенсации стоимости понесенных затрат после подтверждения их служебного характера; Дебет 73 Кредит 50 — выплачена компенсация сотруднику.

Оплата труда при разъездной работе

Разграничение командировок, вахтовой работы и работы разъездного характера преследует практическую цель, так как порядок оплаты во всех случаях различен. Так, при направлении работника в командировку за ним, согласно статье 167 ТК РФ, должен быть сохранен средний заработок.

При работе вахтовым методом надбавку, согласно статье 302, необходимо платить в обязательном порядке. При разъездной же работе сотруднику должна быть выплачена заработная плата, которая предусмотрена системой оплаты труда, внутренними документами организации и соглашением, заключенным с ним. Как видите, каких-либо особенностей в части выплат по тарифной ставке при разъездной работе ТК РФ не предусмотрено.

Еще один момент, на который следует обратить внимание администрации организации, — это требование части 2 статьи 57 ТК РФ, которая обязывает в соглашении с работником указывать режим его работы.

Статья 168.1 ТК обязывает администрацию организации компенсировать все расходы, связанные с разъездной работой. К таковым относятся:

  1. затраты, обусловленные проживанием вне места жительства (суточные), и т. д.
  2. расходы на наем жилья, если сотрудник направляется в другой населенный пункт (оплата гостиницы, съемного жилья, предоставление иного жилья за счет организации);
  3. расходы на проезд (приобретение автобусных, железнодорожных и иных билетов, оплата прочих транспортных расходов);

Важно отметить, что ТК РФ не устанавливает ни размеров, ни порядка расчета/выплаты подобного возмещения.