Нет отдела кадров на предприятии

Чем занимается отдел кадров на предприятии


Документ, в котором описываются возможные способы премирования и доплат. Может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется.Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.

  1. Соответствующие приказы. О приеме на работу, об утверждении расчетного листка, ПВТР, ПЗПД и т.д. То есть все действия связанные с кадрами должны осуществляться на основании приказов/распоряжений руководителя (или иного уполномоченного на то лица). Существуют утвержденные формы для некоторых приказов (например, прием на работу).
  2. На этом минимальный список необходимых кадровых документов можно завершить.
  3. Документы, подтверждающие полномочия. Доверенности в случае, когда подписывает кадровые документы не руководитель, а специально уполномоченное на это лицо.

При приеме сотрудника работодатель должен забрать у него трудовую книжку, внести в нее соответствующую запись и соответствующим образом хранить. Трудовая книжка возвращается сотруднику при увольнении.

  1. Табель учета рабочего времени. Обязательный документ утвержденной формы, в которой работодатель учитывает время, которое отработал сотрудник. Ведется на каждого сотрудника.
  2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательные документы по учету трудовых книжек хранящихся у работодателя.
  3. Расчетный листок.
  4. График отпусков. Должен быть на каждом предприятии. Составляется обычно в конце года на следующий год.
  5. Штатное расписание. Именно на основании штатного расписания определяются должности и рабочие места, на которые принимаются сотрудники.

Другими словами, Положение – документ, который регламентирует все сферы деятельности организации по отдельным структурным подразделениям и предприятия в целом.

Отдел кадров – самостоятельная структура, поэтому Положение является обязательным.

Разрабатывается документ для закрепления задач и функций кадровой службы.

Требования к оформлению:

  1. название организации;
  2. наименование документа, дату и место его оформления;
  3. заглавие должно содержать реквизиты внутренней документации предприятия;
  4. разделы – «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения. Связи».

Источник: http://lcbg.ru/kadrovaya-rabota-v-organizatsii-esli-net-otdela-kadolv/

Какие должностные обязанности у отдела кадров

В настоящее время утвержден и введен в действие . Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.

Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37). В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы. В целом должностные обязанности можно разделить на отдельные функции:

  • предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
  • организация и проведение оценки, аттестации и обучения персонала;
  • формирование и ведение личных дел сотрудников;
  • учет, проверка правильности оформления листков нетрудоспособности;
  • Деятельность по обеспечению персоналом:
    • сбор информации о потребностях предприятия в сотрудниках;
    • поиск, привлечение, подбор и отбор персонала.
  • сбор информации о потребностях предприятия в сотрудниках;
  • учет предоставления отпусков персонала, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
  • Ведение документации по учету и движению персонала:
    • оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки, привлечения к дисциплинарной ответственности;
    • формирование и ведение личных дел сотрудников;
    • ведение и хранение трудовых книжек;
    • ведение табеля учета рабочего времени;
    • учет предоставления отпусков персонала, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
    • учет, проверка правильности оформления листков нетрудоспособности;
    • предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
  • Деятельность по оценке, аттестации и развитию сотрудников:
    • организация и проведение оценки, аттестации и обучения персонала;
    • организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры сотрудников.
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • Осуществление воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.
  • Формирование и предоставление установленной отчетности в соответствующие органы.
  • ведение и хранение трудовых книжек;
  • организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры сотрудников.
  • поиск, привлечение, подбор и отбор персонала.
  • оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки, привлечения к дисциплинарной ответственности;

Основные обязанности специалистов отдела кадров

Представленный в предыдущем разделе список обязанностей кадровых служб включает их общие задачи, которые состоят из отдельных ежедневных функций разных специалистов по персоналу. Например, кадровый менеджер (современный вариант названия должности специалиста отдела) выполняет следующие функции:

  1. подготавливает локальную документацию, инструкции, положения, нормативные акты;
  2. ведет личные дела сотрудников;
  3. занимается кадровой документацией и обеспечивает ее сохранность;
  4. подготавливает документы по охране труда на рабочем месте (отдельно для каждой должности);
  5. составляет графики отпусков, вносит изменения в перечисленные документы и т.п.
  6. ведет журналы по кадрам, подготавливает приказы о назначениях, переводах, увольнениях;
  7. занимается вопросами статистической отчетности, включая документы о численности и движении персонала и ежемесячные отчеты по ФП-4;
  8. разрабатывает штатное расписание и должностные инструкции;

На некоторых предприятиях (зависит от численности персонала) должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам включают также следующие функции:

  1. Обеспечивает актуальность информации в банке данных о персонале фирмы, своевременно внося все происходящие изменения.

  2. Следит за временем хранения всей документации, подготавливает бумаги для сдачи в архив, если это требует действующее законодательство и внутренний распорядок предприятия.
  3. Занимается карточками пенсионного страхования сотрудников и другими документами, имеющими отношение к пенсионному обеспечению в соответствии с действующим законодательством РФ.
  4. Собирает информацию о текучести кадров, анализирует ее, разрабатывает программы по устранению данной негативной тенденции.

  5. Поддерживает соблюдение работниками организации трудовой дисциплины и внутренних правил предприятия.

Если перейти к вопросу о непосредственной работе с персоналом, то сотрудники отдела кадров выполняют следующие функции:

  1. проводят консультации по вопросам трудового законодательства;
  2. оформляют и контролируют процесс подготовки документов, которые необходимы для командировок;
  3. занимаются учетом рабочего времени и следят за трудовой дисциплиной (в зависимости от специфики деятельности предприятия, данные функции могут принадлежать руководителям структурных подразделений);
  4. подготавливают больничные листы для передачи в бухгалтерию;
  5. занимаются вопросами воинского учета;
  6. занимаются вопросами профессиональной подготовки кадров: организовывают проведение тренингов, курсов повышения квалификации, семинаров и т.д.;
  7. разрабатывают системы поощрений и наказаний сотрудников, учитывая занимаемую должность, уровень ответственности и другие факторы.
  8. организовывают составление для сотрудников фирмы справок, делают копии и выписки из оригиналов документов, которые хранятся в отделе кадров;

Обратите внимание на тот факт, что, несмотря на достаточно большой список обязанностей, которые возложены на сотрудников отдела кадров, довольно часто всю перечисленную работу выполняет один человек, например, когда персонал фирмы состоит из десяти-двадцати сотрудников. Но если речь идет о большом предприятии, где работают тысячи специалистов самых разных специальностей, тогда отдел кадров – это своего рода «фирма внутри фирмы» со своими правилами, законами и четко распределенными обязанностями.

И деятельность данного отдела, в отличие от работы спокойных советских кадровиков, о которых упоминали в начале статьи, сильно влияет на общую производительность, рентабельность и другие важные экономические показатели работы крупной компании. Несмотря на тот факт, что каждый специалист по кадрам имеет должностные обязанности, которые кратко отображены во внутренних документах фирмы, реально данный вопрос решает руководитель отдела. Рассмотрим, как это происходит на практике, если взять частное производственное предприятие, на котором работают до трехсот человек.

Отдел кадров по результатам работы за прошедший месяц, получает общий фонд заработной платы – 4000 долларов, который распределяет начальник структурного подразделения.

Справедливый руководитель, который смотрит на несколько месяцев вперед, знает, кто из его подчиненных заслуживает на премию, кто старался, но пока не смог показать необходимый результат, а кого можно наказать. По этому принципу он распределяет зарплату, а через месяц смотрит, какие выводы сделали его подчиненные.
По этому принципу он распределяет зарплату, а через месяц смотрит, какие выводы сделали его подчиненные.

Такому начальнику достаточно полгода, чтобы создать эффективный отдел кадров, который будет полностью удовлетворять общие потребности предприятия в квалифицированном персонале, чтобы фирма работала на все 100%.

Функции отдела кадров на предприятии

В структуре компании роль этого подразделения нельзя недооценивать.

В нем анализируется ситуация с «текучкой», определяется потребность в дополнительных человеческих ресурсах. Именно кадровики разрабатывают систему мотивации служащих.

Кроме того, на них возложен массивный «бумажный» труд: создание , ведение личных дел, подготовка различных справок, учет, хранение, заполнение карточек, книжек.

Отпуска, аттестации, профессиональное обучение – тоже компетенция службы. Ее специалисты составляют графики, оформляют все необходимые документы.

Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение — диплом о профессиональной переподготовке. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Пособие кадровику в текущей работе: что нужно знать, чем заниматься и как развиваться

Вы здесь Опубликовано 2014-08-20 16:28 пользователем DM2 Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием.

В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика.

Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.

Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.

1. Задачи специалиста КС Данные рекомендации ориентированы на кадровика с многими задачами. Если в его функции входит только оформление, то ряд вопросов отпадает.

  1. Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
  2. Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
  3. Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
  4. Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
  5. Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.
  6. Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
  7. Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
  8. Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.

2.

Введение в работу кадровика Первые шаги С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении.

Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу.

Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.

Важно помнить, что Вы — на парадном входе на предприятие.

А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу.

Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.

Для начала необходимо следующее:

  1. ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
  2. выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
  3. оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
  4. иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)

При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором.

Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов. При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется». В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст.

140 ТК. Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами. Отстранение от работы регулируется ст.

76 ТК. Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью.

В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии.

Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 – 20 ТК. Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.

Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).

При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см.

«Пакет Кадровика». Согласно ст.

91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г.

№1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.

Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом. 3. Освоение обязанностей кадровика Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.

  1. Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один — для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
  2. Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».

Вам придется:

  1. выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
  2. консультировать руководителей подразделений и сотрудников.

    Это важная сторона работы специалиста КС.

  3. собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.

4. Работа по содержанию Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
  2. Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
  3. Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.

Гл. 2. Профессионализация кадровика Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы.

И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч.

Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста. Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно.

Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим.

Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего — только конкретные действия при отсутствии общего видения. На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете.

Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.

Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью.

Изначально необходимы следующие папки: Юридич.

консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др.

По мере накопления материалов появятся и др. рубрики. Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.

Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров — интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много. В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом.

Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач. Приложения ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 5 января 2004 г. N 1 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г.

N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет: 1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: 1.1.

По учету кадров: N Т-1

«Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»

, N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников». 1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: N Т-12

«Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»

, N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п.

1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений. 3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель Госкомстата России В.Л.СОКОЛИН Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Номенклатура дел ОК. «Утверждаю» Директор предприятия/Зам. по кадрам « » _________ 201_ г.

  1. Папка с планами корпоративной и кадровой работы.
  2. Приказы о поощрениях, санкциях и т.п.
  3. Папка корпоративных приказов.
  4. Папка приказов по отпускам, командировкам с основаниями.
  5. Журнал учета тр. книжек, а также о Первичном инструктаже, ТБ, Пож. безопасность и др.
  6. Приказы по персоналу. Если «текучка» большая, то заводятся отдельные папки для приема, увольнения, переводов. Основания подкладываются к приказам, так удобнее.
  7. Папка с нормативными кадровыми и корпоративными документами (Штатное расписание, ПВТР, различные Положения и т.д.).
  8. Папка договоров: гражданско-правовые, о работе со сторонними организациями и т.п.
  9. Папки сотрудников (л/дела): копии документов, различные материалы, аттестации, договора о матответственности, дополнения к тр. договорам и др.
  10. Папка с материалами по управлению персоналом и различными методологическими материалами.

Примечания

  1. Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр.

    книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.

  2. Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.
  3. Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
  4. Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года. Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.

Федотов Александр Васильевич Независимый HR-эксперт Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Планирование как вид деятельности отдела кадров

Планирование имеет два аспекта. В общем смысле так называют деятельность, направленную на разработку стратегии и политики компании, а также отбор методов их реализации.

По сути, эта работа сводится к написанию планов – официальных документов определенного типа. Немаловажным компонентом данной деятельности фирмы является кадровое планирование. Его задачи – обеспечивать компанию человеческими ресурсами в нужном количестве и качестве, оптимально использовать имеющуюся рабочую силу, улучшать социальные отношения на предприятии.

В кадровом планировании сложилось два подхода:

  • Самостоятельный (у компаний, которые готовят, подбирают персонал).
  • Подчиненный основным планам – финансовым, коммерческим, производственным (у всех остальных организаций).

Поэтому планирование кадров, как правило, вторично и определяется общей системой составления корпоративного плана, а выполнение мероприятий, касающихся персонала, входят в другие программы, являясь их дополнением и конкретизацией.

Такая деятельность, как планирование кадров, дает возможность определить:

  1. способы сокращения ненужных работников и привлечения необходимых;
  2. оптимальное использование кадров соответственно их потенциалу;
  3. профессионально-квалификационные схемы по любой должности в каждом отделе (требования к разным категориям служащих);
  4. потребность фирмы в пополнении штата: сколько сотрудников понадобится, где и когда, какой подготовкой они должны обладать;
  5. стратегии развития персонала, повышения их квалификации;
  6. модели справедливой оплаты труда, методы мотивации работников, предоставление им социальных бонусов;
  7. расходы на предпринимаемый комплекс мер.

Как и любое другое планирование, кадровое подчиняется ряду принципов.

Ключевым правилом сегодня является привлечение к процессу планирования как можно большего количества кадров компании и как можно раньше, с самого начала составления плана.

Для социальных проектов, формируемых отделами кадров, этот принцип первостепенен, для всех остальных – желателен. Второе правило планирования деятельности по управлению кадрами – постоянство. Хозяйственная деятельность компании непрерывна, персонал тоже находится в непрекращающемся движении, поэтому и планирование должно быть постоянным процессом, а не разовым действием.

Кроме этого, в этом принципе заложено требование учета перспектив и преемственности (чтобы будущие планы составлялись на основе предыдущих). Результаты исполнения прошлых проектов должны учитываться при построении новых.

Принцип постоянства планирования, которым подчиняются в своей деятельности отделы кадров на предприятии, обеспечивает реализацию третьего правила: гибкости. Гибкие планы (в том числе касающиеся кадров) – такие, в которых любое решение может быть скорректировано в любой момент, если это необходимо. Это качество достигается наличием так называемых подушек, обеспечивающих свободу маневра (в разумных пределах, конечно).

Еще один важный принцип планирования кадров – экономичность: расходы на саму деятельность отдела кадров по анализу и составлению планов не должны превышать эффект от их реализации.

Формирование необходимых условий, позволяющих выполнить план – не менее важное правило любого планирования. Все эти положения универсальны и применяются на любых управленческих уровнях, не только применительно к кадрам.

И в каждом случае, разумеется, будет своя специфика. Так, планируя деятельность какого-либо отдела фирмы, мы должны учитывать принцип узких мест: общая продуктивность коллектива соответствует результативности самого ленивого и медлительного работника. Однако на более высоком уровне, когда речь идет о деятельности всей компании, этот принцип не работает.

Одна из целей деятельности отдела кадров, осуществляющего кадровое планирование – обеспечить наилучшее раскрытие потенциала и полное использование способностей сотрудников, их мотивация с учетом последствий управленческих решений, принимаемых в компании (социальных, финансовых и т. д.). Персонал в наши дни – главный фактор, влияющий на эффективность деятельности предприятия. Об успешности планирования можно судить по тому, достигнуты ли стратегические цели фирмы.

Читайте также: Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах.

Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.